Transport i zbędny ruch – marnotrawstwa w biurze cz. 3

Zbędny transport to niepotrzebne przemieszczanie produktów lub materiałów w obrębie organizacji, jak i pomiędzy organizacjami. A zatem transport jest „z definicji” marnotrawstwem, co może niektórych zaskoczy.

Jak to? Czy to znaczy, że cała branża logistyczna, która przecież oparta na transporcie, jest niepotrzebna lub skazana na eliminację? To akurat nie. Prawdą jest, że są firmy, które specjalizują się w dostarczaniu towarów z punktu A do punktu B. I to właśnie choćby z tego powodu, że jest coraz większe zapotrzebowanie na usługi logistyczne, za które klienci chcą zapłacić, nie znikną one z rynku.

Dlaczego transport to marnotrawstwo?

Gdyby jednak przyjrzeć się klasycznej definicji marnotrawstw, to transport, (podobnie jak zapasy, oczekiwanie, nadprodukcja), jest taką czynnością w procesie, która w żaden sposób nie dodaje wartości naszemu produktowi końcowemu. Jeśli np. masz przygotować wspomniany raport dla swojego szefa, to nie nabierze on większej wartości przez to, że będziesz go przesyłał między różnymi osobami. Tym, co może dodać mu wartości jest fakt, że te osoby umieszczą tam dane, na jakich ci zależy. Ale przecież mogą to zrobić z pominięciem procesu przesyłu. A gdyby tak umieścić dokumenty w lokalizacji sieciowej, do której każdy ma dostęp i może nanosić zmiany na bieżąco?

Ponadto, transport przyczynia się do innych marnotrawstw, bo wydłuża cały proces, generuje dodatkowe koszty i zwiększa ryzyko zniszczenia lub uszkodzenia produktów (jeśli to są produkty fizyczne), lub zgubienia albo przeoczenia (jeśli to np. większa ilość dokumentów elektronicznych).

Jak wygląda zbędny transport w otoczeniu biurowym?

To marnotrawstwo objawia się w biurze nie tylko poprzez zbędny fizyczny ruch (np. jako chodzenie pomiędzy sprzętami biurowymi, pokojami, piętrami itp.). Tego z reguły w biurach nie ma aż tak dużo, jak np. na linii produkcjyjnej lub w pracy fizycznej. W końcu wielu z nas zwyczajnie siedzi przy komputerze przez większość dnia w pracy. Zbędny transport będzie miał odzwierciedlenie np.  w skomplikowanym przepływie dokumentacji, który zajmuje niepotrzebnie czas.

Sprawdź na przykład, jak wygląda obieg dokumentów w twojej pracy, gdy np. podpisujesz umowę z klientem. Jak często jest tak, że dokumentacja przechodzi przez kilka działów, które są w różnych lokalizacjach. Pół biedy, jeśli wszystkie z nich są w jednym budynku (chociaż i tak czasem trzeba się nabiegać między piętrami), ale co jeśli są w różnych miastach?

W jaki sposób zbędne przemieszczanie się i przenoszenie przejawia się w Twojej pracy?[FM_form id=”5″]