FreshMail.pl
Informacje o tym, jak optymalizować swoją pracę, by pracować mądrzej a nie ciężej prosto na Twój email!

FreshMail.pl

Błędy i wady jakościowe – marnotrawstwa w biurze cz.5

Nikt z nas nie jest nieomylny i każdy popełnia błędy – to fakt. Jednak pomyłki, jakie popełniamy w pracy to nie tylko rezultat naszej ludzkiej ułomności. O wiele częściej są spowodowane niewłaściwymi procedurami lub ich brakiem, albo też niepodjęciem refleksji, co jest ich przyczyną, co prowadzi do ich permanentnego powtarzania.

Błędy w środowisku pracy

Jak objawia się to jedno z siedmiu marnotrawstw odkrytych przez japońskie firmy w naszej codziennej pracy?

To m.in. wadliwe produkty lub niewłaściwie wykonane czynności i związana z tym konieczność m.in. dodatkowych inspekcji, ponownego wytworzenia, naprawy lub wymiany wadliwego produktu oraz czas poświęcony na dodatkową komunikację (np. odpowiadanie na reklamacje klientów lub wyjaśnianie z innymi pracownikami itp.). Do tej kategorii strat zaliczana jest każda praca lub czynność, która nie została wykonana z wynikiem pozytywnym za pierwszym razem i musiała zostać powtórzona.

Błędy to jedno z bardziej oczywistych marnotrawstw, gdyż z reguły możemy dość łatwo zaobserwować ich skutki. Jeżeli jakąś rzecz wykonaliśmy źle, nie nadaje się ona do sprzedaży/dystrybucji/przekazania dalej, jeżeli w dokumentach zrobiliśmy błąd, musimy je poprawić. Jeśli źle poinformowaliśmy klienta, musimy ponownie z nim rozmawiać i liczyć się z jego zdenerwowaniem.

Skąd się biorą błędy?

Błędy to wbrew pozorom rzadko wynik zwykłej „pomyłki” osoby, która się ich dopuściła. Niestety jednak takie myślenie często w nas pokutuje. Kiedy ktoś coś źle zrobi, z reguły szukamy winnych. No chyba, że sami zawiniliśmy, wtedy albo „zamiatamy sprawę pod dywan”, albo przyznajemy się w poczuciu winy i wstydu, a czasem nawet mocnym postanowieniem, że następnym razem „nie dam się złapać”. Niestety, żaden z tych scenariuszów nie pozwala wyciągnąć sensownych wniosków na przyszłość, co jest największym marnotrawstwem w całej sytuacji, gdyż nie rozwiązuje źródła problemu.

Oprócz zniechęcenia do jakiejkolwiek możliwości poprawy, szukanie winnych (lub negatywne ocenianie samego siebie po popełnionym błędzie), jest bardzo nieskuteczną strategia. Przede wszystkim dlatego, iż mylnie zakłada, że to człowiek jest jedynym czynnikiem, który ma wpływ na jakość działań w danym procesie. Tak jednak nie jest.

Nasze działania i to, jak pracujemy to wypadkowa bardzo wielu elementów, jakie mają na nas wpływ. Bardzo często pomyłki występują tam, gdzie brakuje wiedzy, gdzie nie ma spójnych procedur i standardów. Jeśli za każdym razem wykonując daną czynność, robię ją inaczej i nie korzystam, lub nie wypracowuję najlepszych praktyk w tym zakresie, to nie raz i nie dwa błędy będą się nieuchronnie pojawiać.

Zapominamy również, że ogromny wpływ na naszą prace ma otoczenie. Jeśli pracujemy w nieustannym stresie, w trybie „złej wielozadaniowości”, (mutitasking to w dużej mierze niestety mit), w zmęczeniu lub pośpiechu, to również będzie miało odzwierciedlenie w jakości rezultatów, jakie mamy „dowieźć”. Jeśli dodatkowo w pracy korzystamy z różnych narzędzi, to często ich stan „techniczny” lub umiejętność posługiwania się nimi również będzie wpływał na rezultaty.

Powszechne błędy w środowisku biurowym

Jakie błędy możemy napotkać w środowisku biurowym? Będą to np.:

  • pomyłki w dokumentach, formularzach, rejestrach, raportach, umowach itp.,
  • zagubienie dokumentów,
  • niekompletne informacje, na podstawie których są robione błędne prognozy, budżety, wyceny itp.
  • dezinformacja lub niewłaściwa komunikacja między działami lub pracownikami.

Błędy mogą powstać nie tylko w toku „produkcji”, czy w trakcie wykonywania czynności, ale także podczas transportu. Zagubione dokumenty pomiędzy oddziałami firmy z dwóch miast Polski? Zarysowany element podczas transportu do klienta? Nieprzyjemna sprawa. Kto wie, dla kogo bardziej – czy dla klienta, któremu się wmawia, że to jego wina, czy dla producenta, który szarga swoją opinię.

Konsekwencje błędów

Niektóre błędy mogą nas drogo kosztować. Przesunięcie przecinka w planowaniu budżetu rocznego firmy wyrażonego w mln PLN może pociągać za sobą trudne do wyobrażenia konsekwencje. Zagubienie ważnych dokumentów może być powodem dyscyplinarnego zwolnienia, (a w przypadku niektórych zawodów, jak np. prawnik, może być nawet powodem utraty prawa do jego wykonywania). Niedoszacowanie w wycenie dla klienta może ponosić za sobą konkretne straty finansowe.

Właśnie uświadomiłem sobie, że nie raz ominęły mnie poważne konsekwencje niektórych moich błędów w pracy…

Po co eliminować błędy?

Czy kiedy się pomylicie, to sprawdzacie, co doprowadziło do pomyłki, czy przechodzicie z tym do porządku dziennego? Odpowiedź na to pytanie jest na tyle ważna, na ile rzeczywiście chcemy pracować efektywniej i eliminować z naszej pracy nonsens, kręcenie się w kółko lub gaszenie pożarów.

Jeśli zależy nam na lepszej pracy, to szukanie źródła błędu oraz zastanowienie się, czy da się go wyeliminować będzie jedynym sensownym podejściem.

Podobał Ci się mój artykuł?

Jeśli tak, zapisz się na newsletter, by otrzymywać powiadomienia o nowych wpisach na blogu.




2018-08-31T14:41:06+00:00Categories: Eliminowanie marnotrawstw|Tags: , , |

Chcesz więcej?

  Otrzymuj prosto na email powiadomienia o nowych materiałach, jakie pojawią się na blogu. Zero spamu.

FreshMail.pl