Korzystanie z poczty email to powszechna czynność wielu z nas, która potrafi zabierać cenne minuty, a może nawet godziny dziennie. Jak sprawnie zarządzać skrzynką email, by nie tracić na to więcej czasu, niż rzeczywiście potrzeba?

Zebrałem 15 uniwersalnych reguł, które mogą być dla Ciebie podpowiedzią, jak efektywnie zarządzać swoją pocztą email. Ale jeśli nie znajdziesz w tym artykule rozwiązania na Twój problem, daj znać w komentarzu. Jestem przekonany, że ktoś gdzieś już go rozwiązał, może razem poszukamy odpowiedzi?

Jeśli nie masz czasu na czytanie całego artykułu, kliknij i wybierz ze Spisu treści sekcję, która Cię najbardziej  interesuje:

Od czego zacząć?

Wiem, że istnieje mnóstwo reguł, technik i narzędzi w zakresie efektywnej obsługi poczty.

Ja polecam Ci zacząć od wdrożenia metodyki Inbox Zero. Kiedy przygotowywałem ten artykuł, to zrobiłem małą ankietę wśród znajomych. I zdziwiłem się, jak mało osób słyszało o tej metodzie!

Inbox Zero to wyrobienie w sobie nawyku kategoryzacji i szybkiego podejmowania decyzji, co zrobić dalej z danym mailem. Pozwala osiągnąć spokój umysłu oraz poczucie kontroli, jaki jest efektem częstego zerowania swojej skrzynki.

Wypracowanie tego nawyku, aby stał się niemal automatyczny zajmuje trochę czasu, (tak to już ze zmianą nawyków bywa). Ale jego wdrożenie daje natychmiastowe efekty. Nie za miesiąc czy za rok ale nawet za 15 minut. Przyznam, że dziś nie wyobrażam sobie inaczej organizować mojej skrzynki email. A poczucie kończenia dnia lub tygodnia z pustą skrzynką, (zaznaczam, że nie zawsze mi się to udaje) – bezcenne!

Dlatego jeśli go jeszcze nie stosujesz, to zachęcam Cię, przeczytaj najpierw ten artykuł. W planach mam też przygotowanie checklisty – jak w prostych krokach wdrożyć Inbox Zero u siebie na skrzynce. Daj znać, czy chciałbyś dostać coś takiego ode mnie?

1. Ograniczaj liczbę otrzymywanych wiadomości.

Nawet jeśli szybciej je procesujesz, to i tak na Twoją skrzynkę przychodzą codziennie nowe. Dla niektórych konieczność odpisywania na setki lub dziesiątki maili potrafi być koszmarem. Im wyższe i bardziej odpowiedzialne stanowisko, tym prawdopodobnie otrzymujesz ich więcej. A przetwarzanie ich to „meta-praca”, która nie wnosi żadnej wartości dodanej, a pożera Twój czas.

W takich sytuacjach stosowanie Inbox Zero to lek łagodzący tylko objawy „problemu”, gdyż nie zmniejsza liczby maili, jaka do Ciebie przychodzi. Warto więc równolegle pomyśleć, o tym, co jest ich źródłem. Czy muszę dostawać tak dużo wiadomości dziennie? W jaki sposób można to ograniczyć albo nawet zrezygnować z maili, jako sposobu komunikacji?

Natłok maili jako objaw kryzysu zaufania

Bywa tak, że lawiny maili są objawem kultury niskiego zaufania wśród pracowników i przełożonych. I wysyła się takie tzw. „dupochrony”, żeby w razie czego mieć „podkładkę”. Jeśli przełożony zapomni o ważnych dla mnie ustaleniach, albo pracownik nie wywiązuje się z danych wcześniej obietnic, zawsze można powiedzieć – „przecież wysłałem ci to w mailu”. W ten sposób nawet zwykli pracownicy potrafią dostawać aż do kilkudziesięciu dodatkowych maili dziennie.

Jednak nawet tam, gdzie poziom zaufania jest wysoki, a dodatkowo dba się o efektywność pracy, mail może stać się niepisanym wyznacznikiem statusu. „Wrzuć mnie do CC” (lub polska wersja „daj mnie do DW”), to często nie tylko chęć bycia na bieżąco z przepływem informacji.  Jak dostajesz mniej, niż setkę dziennie, to nie jesteś ważny, (albo czytaj: zapomnij o awansie).

Warto sprawdzić, czy aby w mojej pracy tak nie jest i zmierzyć się z tym błędnym przekonaniem. Wiadomo, zmiany takiego myślenia nie dzieją się z dnia na dzień ale z drugiej strony, może jakaś pierwsza odważna jednostka musi wreszcie zainicjować ten proces zmiany?

Nie pisz, rozmawiaj

Często sami przyczyniamy się do tego, że dostajemy więcej maili. Sam teoretycznie wiem, że czasem łatwiej jest wstać i podejść do biurka koleżanki obok, (albo wykonać telefon lub odbyć rozmowę na skype), i  w 5 minut załatwić sprawę, zamiast przerzucać się mailami. Nie mówiąc już o tym, że korzystniejsze dla mnie byłoby rozprostować kości, zamiast siedzieć przed komputerem. A wysyłając kolejne maile „bo tak jest łatwiej” tworzę sytuację podwójnego marnotrawstwa.

Dlatego może warto sobie uświadomić, że takie lenistwo nie tylko przyczynia się do zwiększenia ilości pracy, ale również odbija się na zdrowiu, (mój kręgosłup po zbyt długim ślęczeniu nad monitorem przypomina mi o tym codziennie bólem w okolicy lędźwi).

Komunikacja przez zadania

Kiedy pracujesz zespołowo nad jakimś projektem lub dokumentacją, istnieją o wiele bardziej efektywne metody komunikacji, niż przerzucanie się mailami.

Można komunikować się przez komentarze w konkretnych zadaniach i współdzielenie projektów – jest masa bardzo przydatnych aplikacji w tym zakresie. Ja korzystam z Nozbe (płatny) i Trello , (wersja bezpłatna w zupełności mi wystarcza).

Ostatecznie przy pracy na konkretnych plikach, można korzystać z opcji udostępniania folderów. Na rynku istnieje cała masa narzędzi, (Dropbox, Dysk google, Onedrive itp.). Ale pewnie firma, w której pracujesz dysponuje też własnymi dyskami sieciowymi, dzięki którym można udostępniać sobie foldery i materiały. W sytuacji, gdy np. kilka osób pracuje nad jednym dokumentem, łatwiej jest, kiedy wszyscy nanoszą zmiany na bieżąco w jednym pliku, niż gdy wszyscy przesyłają sobie różne wersje dokumentu. W tym drugim scenariuszu łatwo stracić rachubę, który jest tym najbardziej aktualnym.

Dzięki takim zabiegom zredukujesz liczbę otrzymywanych maili. A może przy okazji dodatkową korzyścią będzie oddzielenie kanałów komunikacji. Ta z resztą świata, (czyli np. z klientami, kontrahentami itp.) niech nadal będzie mailowa, a projektowa i wewnątrzfirmowa niech odbywa się na innych platformach. Co Ty na to? Da się to choćby częściowo wdrożyć w Twoim miejscu pracy?

2. Nie czytaj maili od rana

Co jest pierwszą czynnością, jaką robi większość pracowników umysłowych po przyjściu do pracy? Prawdopodobnie uruchamia skrzynkę mailową, (oczywiście zaraz po otworzeniu Facebooka) i czyta to, co spłynęło do niej w międzyczasie. A potem tak „wciąga się” w ich załatwianie, że nie ma już czasu na inne rzeczy.

Nie zrozum mnie źle, ale jeśli nie pracujesz w obsłudze klienta lub do Twoich ścisłych obowiązków nie należy ciągłe monitorowanie skrzynki mailowej, odradzam czytanie maili z samego rana. Poranek to czas najlepszej produktywności. Masz wtedy najwięcej energii a inni jeszcze nie „obudzili się” i Ci nie przeszkadzają. Zablokuj więc te pierwsze godziny na coś, co jest najważniejsze do zrobienia na dany dzień. Ewentualnie zrób to, co jest najtrudniejsze, (w terminologii rozwoju osobistego nazywa się to „zjedz żabę” 🙂 – ładnie, prawda?). Zobaczysz, nawet jeśli popołudnie Ci się „rozjedzie”, to i tak na koniec dnia podziękujesz sobie za to, że tę najważniejszą rzecz masz już zrobioną.

3. Wyłącz skrzynkę mailową, gdy pracujesz

Być może to będzie najważniejsza zmiana mentalna, jaka powinna się dokonać w Twojej głowie! Nie musimy być non stop dostępni! Czasem nam się wydaję, że świat się bez nas zawali, że firma lub mój dział przestanie funkcjonować, jeśli nie odpiszę każdemu „tu i teraz”.

Wiedz, że takie zachowanie już ma swoją nazwę – to „syndrom FOMO”, („fear of missing out”, czyli lęk przed przegapieniem czegoś istotnego i obawa, że to nas ominie bezpowrotnie). To już choroba naszych czasów, która pojawiła się wraz z nadejściem ery social mediów. Jeśli zaraz po przebudzeniu zerkasz, co się dzieje na Facebooku, twoja komórka jest ciągle online, a w wakacje najlepiej czujesz się w miejscach, gdzie można złapać Wi-Fi, to „wiedz, że coś się dzieje” :).

Miałeś kiedyś okres długotrwałej nieobecności w pracy, np. z powodu choroby, wyjazdu czy urlopu? I co? Czy przez to świat się zawalił? Prawdopodobnie nie. Nie ma ludzi niezastąpionych. Jeśli Apple nie upadł po śmierci Steve’a Jobsa, a na Kubie nadal produkują cygara bez Fidela Castro, to może firma, w której pracujesz, też od razu się nie rozpadnie, jeśli powstrzymasz się od natychmiastowego odpisywania wszystkim na maile.

Pewnie wiele osób, czytając to, oburzy się – ale jak to? Przecież u mnie w pracy nie mogę tak po prostu wyłączyć się i ignorować maile??? Tu jednak nie chodzi o całkowite ignorowanie ich, tylko odpowiednie zarządzanie.

Co masz wpisane w zakresie swoich obowiązków?

Skoro o obowiązkach mowa, to podejrzewam, że jeśli pracujesz w sprzedaży, to Twoim głównym zadaniem jest pozyskanie klientów i wyrobienie planu sprzedażowego. Jeśli zarządzasz ludźmi, to po to, by osiągali oni konkretne cele postawione dla Twojego teamu lub działu. Jeśli jesteś dyrektorem finansowym, to masz pilnować wydatków firmy i dbać o dobry wynik finansowy, czyż nie? Czy na którymkolwiek z tych stanowisk natychmiastowe odpowiadanie na maile należy do kluczowych zadań?

W pracy nikt nie płaci za sam fakt bycia „zapracowanym” albo za to, na ile maili dzisiaj odpowiedziałeś. (Choć patrząc na kult bycia zajętym, jaki istnieje w niektórych firmach, to jednak mam wątpliwości).

Oczywiście mail to narzędzie, które pomaga realizować postawione ci zadania. W końcu klienci, współpracownicy lub szef prawdopodobnie tak się z Tobą komunikują i ciężko to zmienić. Jednak z narzędziami jest tak jak z wieloma innymi rzeczami w życiu – trzeba z nich korzystać na tyle, na ile pomagają osiągać główne cele, a odrzucać na tyle, na ile przeszkadzają. (No dobrze, przyznaję, ściągnąłem tę maksymę za św. Ignacym, którego jestem fanem 🙂 ).

Jeśli natomiast odpisywanie klientom na maile należy do Twoich głównych obowiązków, to i tak może warto pomyśleć, czy nie wprowadzić na tym polu jakichś usprawnień? Pewnie oprócz monitorowania skrzynki masz listę innych zadań. A gdyby tak porozmawiać z szefem i ustalić jakieś zasady?

4. Sprawdzaj pocztę w określonych blokach czasowych

Skoro mowa o zasadach, to być może skrzynką mailową zarządza kilka osób? Wtedy dobrze ustalić pory, kiedy Ty możesz się wyłączyć i ktoś inny przejmuję kontrolę nad mailami.

A co, jeśli „wyłączanie” skrzynki jest sprzeczne z zasadami panującymi w danej firmie, bo standardem jest np. odpisanie klientowi w ciągu  nie później niż np.30 minut? Zostawiam to do indywidualnego rozważenia. Może da się po prostu ustalić godziny, kiedy odpowiadasz na maile? Idealnie byłoby nie częściej niż 2-3 razy w ciągu dnia, ale jeśli musisz częściej, rób to. Pamiętaj jednak, że kiedy procesujesz maile, staraj się w tym czasie nie robić nic innego.

Jeśli natomiast możesz sam decydować o tym, kiedy odpowiadasz na maile, dobrze jest sprawdzać je w wydzielonych na to blokach czasowych o określonych porach dnia. Po pierwsze dlatego, żeby się nie rozpraszać. Po drugie – zgodnie z prawem Parkinsona – dana czynność zajmuje nam dokładnie tyle, ile na jej zrealizowanie zaplanowaliśmy poświęcić czasu! To znaczy, że jeśli np. zaplanujemy na spotkanie godzinę, to ono nam tyle zajmie, nawet jeśli wcześniej osiągniemy to, co zamierzaliśmy. Innymi słowy, granice czasowe wymuszają na nas lepsze wykorzystanie dostępnego czasu i bardziej produktywną pracę.

Trzeba samemu zdecydować, jakie pory będą dla mnie najlepsze. Ale kiedy to zrobisz, to trzymaj się ich.

5. Każdą wiadomość procesuj tylko raz

Każdego maila czytaj tylko raz, (i najlepiej tylko w czasie, który jest na to specjalnie przeznaczony). Następnie od razu decyduj, co z nim zrobisz. Oznacza to, że kiedy nie masz czasu, nie czytaj maili!

Brzmi to pewnie dość nierealnie. Sam wiem, jak kusząca jest perspektywa otworzenia świeżo otrzymanej, jeszcze „cieplutkiej” wiadomości. Jednak wyrobienie właściwego nawyku w tym zakresie może naprawdę dać spore oszczędności czasowe i spokój umysłu.

A w efektywnym zarządzaniu swoją skrzynką nie chodzi przecież o ciągłe sprawdzanie maili, tylko o faktyczne ich załatwianie i procesowanie. A zatem nie ma co robić sobie podwójnej pracy.

6. Filtrowanie poczty i reguły wiadomości

Na ten temat zdania są podzielone. Z jednej strony dobrze jest automatyzować różne procesy, z drugiej filtrowanie może być ryzykowne, bo jest poza moją kontrolą, mogę przeoczyć ważnego maila itp.

Ja wybieram złoty środek. To ja jestem najlepszym filtrem do poczty, ważne tylko, żebym robił to szybko i sprawnie. Są takie typy maili, które chcę, żeby automatycznie trafiały do odpowiednich folderów (np. maile od przełożonego), bo chce je mieć oddzielone od pozostałych wiadomości. O całej reszcie decyduję sam, gdyż obawiam się, że moje filtry musiałyby być albo zbyt skomplikowane, albo nie działałyby tak, jak bym tego chciał.

Jeśli interesuje Cię kwestia reguł, to może zainteresuje Cię również artykuł Marcina Kwiecińskiego w tym temacie.

• Reguły filtrowania dla MS Outlook – video
• Zarządzanie wiadomościami email za pomocą reguł w Outlook

7. Wyłącz wszelkie powiadomienia mailowe

Nie zdawałem sobie wcześniej z tego sprawy, ale odbieranie maili może uzależniać dokładnie tak samo jak papieros czy alkohol! Nie wierzysz? Powiadomienie o nowym mailu, które wyskakuje ci na komputerze lub telefonie, powoduje, iż Twój mózg wydziela dawkę dopaminy, czyli tzw. hormon szczęścia. Nie przeczę, że ludzki organizm jej potrzebuje, (tym bardziej, iż jej niedobór powoduje senność, apatię, zmęczenie i niską koncentrację). Ale przyznaj, że odpowiedni poziom hormonu można sobie zapewnić w zdrowszy sposób: przez wystawienie się na słońce, aktywność fizyczną, odpowiednią dietę itp.

Tutaj pojawia się tzw. „efekt piły”, czyli ciągłego rozpraszania się. To zbędne czynności, które są jednym z typów marnotrawstw, jakie opisałem w swoim ebooku. Dobrze jest wyłączyć takie powiadomienia na komputerze i na telefonie jednocześnie. Kiedy nie wyświetla mi się na ikonce programu pocztowego cyferka z liczbą nieprzeczytanych maili, mam mniejszą pokusę, żeby wejść i sprawdzić, czy coś nowego nie przyszło.

Osobną sprawą są wszelkiego rodzaju wiadomości, jakie otrzymujesz z sieci społecznościowych, choćby Facebook i Linkedin. Zacznijmy od tego, że one potrafią wysyłać masę powiadomień, gdyż ich celem jest zwabienie cię tam, abyś spędzał na nich jak najwięcej czasu. Zamiast codziennie kasować po kilka lub nawet kilkadziesiąt maili, (co nie jest niemożliwe, jeśli ma się dużą sieć kontaktów), lepiej wyłączyć wszelkie powiadomienia mailowe w ustawieniach każdej sieci społecznościowej.

8. Nie sprawdzaj poczty na telefonie

Wraz z pojawieniem się smartfonów, wzrosła nasza możliwość odbierania maili prawie z dowolnego miejsca na ziemi (pod warunkiem posiadania zasięgu). Niestety często przynosi to odwrotny skutek i podwaja ilość pracy. Fajnie jest oczywiście, stojąc w kolejce w sklepie, odpowiedzieć na kilka maili i mieć je „z głowy”, (czyli zastosowanie „reguły 2 minut” z metodyki GTD w praktyce).

Ale ile razy jest tak, że wiele z nich nie da się załatwić od razu? Przez to nie tylko istnieje ryzyko, że odznaczysz ważny mail jako „przeczytany” i później zapomnisz go zrobić. Prawdopodobnie ta „niezałatwiona” sprawa będzie jak  taka „otwarta pętla”, która nieustannie obciąża Twoją głowę lub myśli. A co gorsza, nie zdajesz sobie z tego sprawy.

Moim zdaniem czas stania w kolejce lub w poczekalni lepiej wykorzystać na poczytanie lub posłuchanie czegoś wartościowego. Ja staram się zawsze mieć w telefonie parę ebooków lub materiałów, na które normalnie nie mam czasu. Lubię też często brać ze sobą słuchawki i słuchać podcastów, które mnie interesują.

A propos podcastów – polecam aplikację Podcast Addict.

Jeśli wiesz wcześniej, że będziesz w jakimś miejscu, gdzie nie ma normalnego dostępu do internetu, a musisz odpowiadać na maile, to weź ze sobą laptopa, a telefon ustaw jako router, (do przekazywania transmisji danych). Łatwiej ci będzie pisać i zarządzać skrzynką z komputera. W ostateczności zawsze też można kupić sobie jakąś przenośną klawiaturę na bluetooth do telefonu. Zawsze to lepsze, niż pisanie na małych klawiszach smartfona.

9. Wypisz się ze wszystkich newsletterów, których nie czytasz

Bądź uczciwy sam przed sobą. Jeśli nie przeczytałeś danego newslettera przez ostatnich parę tygodni (albo trzykrotnie coś skasowałeś bez czytania), to jaka jest szansa, że to zrobisz w przyszłości? Zostaw naprawdę tylko te najważniejsze dla ciebie (im mniej, tym lepiej). Możesz też skorzystać z wcześniej opisywanego unroll.me – to genialne narzędzie pozwoli ci zapanować nad niekontrolowanym otrzymywaniem wiadomości tego typu.

10. Załóż osobną skrzynkę na spam

Bardzo często, np. robiąc zakupy w internecie, trzeba podać swój adres mailowy, na który przychodzi potem mnóstwo reklam. Aby sobie z tym radzić, dobrym pomysłem jest założenie osobnej skrzynki mailowej na tzw. spam.

Choć nie zachęcam Cię do takiej ilości, to przyznam, że obecnie korzystam z 5 skrzynek mailowych, (i nie wykluczam w przyszłości założenia kolejnej). Wśród nich są trzy prywatne i dwie służbowe. Dzięki nim udaje mi się dobrze rozgraniczać różne obszary od siebie, i całkiem mi się to sprawdza.

Moją pierwszą skrzynkę mailową założyłem dopiero na studiach (tak, tak, były kiedyś takie czasy, kiedy internet nie był powszechnie dostępny). Wtedy służyła mi do wszelkiej komunikacji ze światem. Obecnie wykorzystuję ją tylko do spraw prywatnych i do komunikowania się z rodziną i znajomymi.

W międzyczasie, niejako równolegle, założyłem drugą skrzynkę właśnie na wszelkie niechciane maile. Wchodzę tam bardzo rzadko, przeważnie po to, by raz na kilka miesięcy znaleźć wiadomość, na jakiej mi zależy, a przy okazji usunąć kilkaset maili z reklamami, (albo i nie, kiedy szkoda mi na to czasu). Ale to właśnie adres tej skrzynki podaję głównie tam, gdzie robię jakieś zakupy przez internet. Jest to moja skrzynka tylko na spam :).

Kilka lat temu zostałem „zmuszony” do założenia skrzynki na gmailu, by korzystać z dobrodziejstw smartfona z androidem. Długo jej nie używałem, ale jakoś tak naturalnie wyszło, że ucząc się różnych narzędzi Google oraz aplikacji, które z nimi współpracują, gmail stał się moją skrzynką do spraw związanych z rozwojem. To właśnie ten adres podaję, gdy zapisuje się na jakiś newsletter z wiedzą, która mnie interesuje. A zatem dla mnie gmail równa się wiedza i przydatne treści. Z gmailem świetnie współpracuje wspomniany wcześniej unroll.me, który pomaga mi zapanować nad tymi treściami zapanować.

Natomiast ze służbowych skrzynek korzystam tylko w czasie pracy. Jedna z nich jest moją główną skrzynką i są tam nie tylko maile od współpracowników i klientów, ale na nią kieruję również wszelkie newslettery i inne informacje związane z pracą. Druga służy mi do dedykowanych kampanii mailowych, które nie chce, żeby się mieszały z całą resztą służbowych maili. Generalnie podział jest jasny, „po godzinach” nie zaprzątam sobie nimi głowy.

11. Używaj szablonów

Jeśli dostajesz dużo maili, to prawdopodobnie część z nich ma powtarzalny charakter, lub dotyczy spraw, które łatwo pogrupować tematycznie. A jeśli tak, to warto zdefiniować te powtarzalne tematy i przygotować gotowe odpowiedzi.

W obsłudze klienta lub w sprzedaży to mogą być zapytania ofertowe klientów, prośby o wyceny, maile związane z realizacją zleceń itp. W komunikacji wewnątrzfirmowej to mogą być cykliczne tematy – regularne raporty, podsumowania, zebrania, powtarzalne projekty. Jako freelancer możesz często sam wysyłać oferty lub dostawać podobne pytania związane z zakresem Twojej usługi itp.

Zdefiniuj te typy i postaraj się napisać szablon odpowiedzi. Nie musisz od razu tworzyć całej listy. Wystarczy, że będziesz robić to sukcesywnie. Każdą nową odpowiedź, którą możesz wykorzystać w przyszłości, doklejaj do wcześniej stworzonej listy lub odpowiedniego miejsca w aplikacji.

Rozwiązania, z których możesz korzystać, to:

• Na Maca (płatne): TextExpander, Typinator wykorzystujący skróty na telefonie
• Na skrzynkę Thunderbird: wtyczka quicktext
• Na Windows i Outlook: PhraseExpress, AutoHotkey

Może znasz jakieś inne, które warto byłoby w tym miejscu polecić?

12. Naucz się bezwzrokowego pisania

Nauczenie się bezwzrokowego pisania pomaga wejść na wyższy poziom produktywności. Zresztą, można to łatwo zmierzyć. Zwykli użytkownicy klawiatury, nawet jeśli dość szybko piszą, osiągają maksymalne tempo 20-25 słów na minutę, (czyli około setki uderzeń). Podobno, pisząc bezwzrokowo, można to robić nawet 2-5 razy szybciej!

Im więcej czasu spędzasz na odpisywaniu na maile, tym większym usprawnieniem może być nauczenie się szybkiego pisania. Może się bowiem okazać, że coś, co zajmowało Ci dotychczas pół godziny, zajmie 10 minut, albo i mniej!

Istnieje co najmniej kilka bezpłatnych narzędzi, które pomogą nauczyć się pisać bezwzrokowo. Polecam choćby ten – www.pisaniebezwzrokowe.pl. Jest ono całkowicie bezpłatne, (chociaż można przekazać darowiznę na rozwój strony).

Zawsze wydawało mi się, że dość szybko i bezbłędnie piszę na klawiaturze. Ale kiedy wykonałem sobie test szybkości dostępny tutaj, byłem w szoku, jak dużo błędów zrobiłem. Przy okazji rozczarowałem się, że osiągam średnią prędkość 117 uderzeń na minutę, co plasuje mnie na szarym końcu listy osób, które brały udział w tym teście…

Zresztą, sami  oceńcie moje wyniki poniżej:

Ilość Popełnionych Błędów: 204

Ilość Znaków: 2401

Ilość Wpisywanych Znaków Na Minutę: 117

Czas Pisania: 10.37 min

Czas Doliczony Za Błędy: 10.2 min

Najlepsi podobno potrafią osiągać zawrotną prędkość od 240 – 450 uderzeń na minutę! Coś mi się wydaje, że wpiszę naukę szybkiego pisania na moją listę priorytetów…

13. Korzystaj ze skrótów klawiszowych

Nie jest to „must have” i pierwsza potrzeba. Ale jeśli opanowałeś już główne zasady, jakie opisałem powyżej, a obsługa skrzynki mailowej jest istotnym elementem Twojej pracy, używanie skrótów klawiaturowych jeszcze bardziej ją usprawni.

Nie musisz uczyć się wszystkich skrótów od razu! Wystarcz, że np. wybierzesz kilka-kilkanaście z nich, których najczęściej używasz. Poświęć chwilę na obserwację, jakie czynności najczęściej wykonujesz na swojej skrzynce mailowej i wydrukuj sobie taką „short-listę”, którą potem można przykleić z boku ekranu, żeby szybko się jej nauczyć. Polecam!

• Skróty klawiszowe w programie Outlook
• Skróty klawiszowe do Thunderbird –

Znasz jakieś inne fajne źródła na skróty klawiaturowe? Daj znać, z chęcią podlinkuję!

14. Mail to komunikator, nie archiwum wiedzy

Dzisiaj w bardzo wielu miejscach pracy email, to nie tylko forma komunikacji, ale przede wszystkim archiwum dokumentów, repozytorium wszelkiej wiedzy lub nawet lista zadań. Gdzie szukamy wszelkich dokumentów, podsumowań czy ustaleń ze spotkania? Oczywiście „na meilu”!

Nie powinno tak być!!! 🙂

Wiem, że dzisiejsze programy pocztowe coraz lepiej indeksują wiadomości i wyszukiwanie informacji na wielu z nich jest już szybsze, niż było to jeszcze kilka lat temu. Jednak i tak często dotarcie do tego, czego potrzebujemy, oznacza przekopanie iluś tam wiadomości po drodze. A nie daj Boże, jeśli nad jakimś dokumentem pracuje wiele osób i wymienia się komentarzami. Nie mówiąc już o tym, jak bardzo obciąża to serwery pocztowe i powoduje konieczność archiwizacji maili itp.

Wyobraź sobie, że chcesz wrócić do dokumentu umowy, jaki omawiałeś ze swoim przełożonym rok temu. Najpierw pomyśl – jaką liczbę maili średnio dostajesz dziennie? Potem pomnóż to przez 250 (to średnia liczba dni roboczych w roku). Taką liczbę maili musi przeczesać twój program pocztowy, aby znaleźć informację, jakiej potrzebujesz. Prawdopodobnie wtedy też „wypluje” listę maili, z których musisz wybrać ten właściwy, (a Ty znów tracisz czas). A co, jeśli potrzebujesz dokumentu sprzed 2 lat?

A zatem – pliki i dokumenty trzymaj w określonych lokalizacjach specjalnie do tego stworzonych. Oczywiście wymaga to wcześniej przemyślenia, co i gdzie chcesz zapisać. Zadania zapisuj w aplikacjach do tego przeznaczonych (łatwiej się nimi zarządza, ustawia priorytety, przesuwa itp), a mail niech służy komunikacji, (jeśli musi).

15. Skrzynka mailowa przed urlopem…

Aby zapewnić sobie łagodny powrót do rzeczywistości po urlopie, warto pomyśleć o tym zanim jeszcze na niego wyjedziemy. Naprawdę dobrze jest wtedy wyzerować skrzynkę jeszcze przed wyjazdem i odpisaać na wszystkie oczekujące maile.

Oczywiste jest, żeby na czas swojej nieobecności ustawić autoresponder. Pamiętaj, żeby nie tylko poinformować swojego odbiorcę, do kiedy Cię nie ma, ale też z kim może kontaktować się pod Twoją nieobecność. Często wiele rzeczy może być przecież załatwionych przez kolegów, co oznacza, że Ty po powrocie będziesz mieć mniej pracy. Bylebyś tylko sam równie chętnie chciał odwdzięczyć się za tę pomoc, kiedy z kolei Ty zostaniesz w biurze, a inni wyjadą na wakacje!

… i po urlopie.

Nie wiem, jak Tobie ale mnie nie raz zdarzyło się, że pomimo zastosowania powyższych zasad i tak po urlopie mam do przerobienia tony maili. W tej sytuacji lepiej przeglądać i załatwiać je od tych najświeższych. Czasem niektóre z nich są przesyłane wielokrotnie z kopią do mnie. Dlatego zaczynam z czytać je z samej góry skrzynki. To duża oszczędność czasu bo z reguły w ostatnim mailu widzę od razu całą poprzednią korespondencję, co oznacza, że nie muszę tracić czasu na czytanie wszystkich poprzednich maili o tym samym temacie.

A co, jeśli zarządzasz większym zespołem i dziennie na Twoją skrzynkę spływają dziesiątki, (jeśli nie setki) maili? Po powrocie z urlopu odkopanie się może zająć więcej, niż kilka dni. Może zamiast mozolnego odkopywania jednego maila po drugim, zarządź i ogłoś w firmie coś w stylu „hard reset”?

Wiem, że nie każdy może sobie na to pozwolić, ale… Znam historię osoby, która po powrocie z wakacji, widząc, że odgruzowanie skrzynki zajmie jej co najmniej tydzień, ogłosiła wszystkim, że nie będzie odpowiadać na maile. Zamiast tego udostępniła pracownikom swój kalendarz z prośbą o umawianie 15-minutowych spotkań, jeśli ktoś czegoś od niej potrzebował. Okazało się, że załatwienie wszystkich spraw zajęło niecałe 2 dni.

Lepszy jakikolwiek system niż żaden

Po przeczytaniu tych wszystkich zasad możesz się przerazić, szczególnie jeśli dotychczas nie miałeś żadnego systemu pracy ze swoim mailem. Jak sprawnie zarządzać swoją skrzynką email, kiedy tych reguł jest tak dużo?

Spokojnie, nie przejmuj się. Zależało mi na tym, żeby ten artykuł był skondensowaną „pigułą wiedzy”, ale nie jest powiedziane, że musisz wdrażać wszystko od zaraz.

Zacznij od tego, co przyniesie największą zmianę w zarządzaniu mailami, lub z czym ci jest najbardziej po drodze. Jak zobaczysz pozytywny rezultat, zachcesz więcej. I tego ci życzę!