FreshMail.pl
Informacje o tym, jak optymalizować swoją pracę, by pracować mądrzej a nie ciężej prosto na Twój email!

FreshMail.pl

Nadprodukcja w biurze

Czy wiesz, że nadprodukcja może doprowadzić firmę do bankructwa? Czy wiesz, w jaki sposób przejawia się również w biurze lub pracy umysłowej? Może nie zdajesz sobie sprawy, jak bardzo to marnotrawstwo pożera Twoje zasoby? Sprawdź, czy dotyczy również Ciebie.

Klęska… urodzaju

Czy wiesz, czym zajmowała się Toyota założona pod koniec XIX wieku przez pierwsze kilkadziesiąt lat swojej działalności? Bynajmniej nie była to produkcja samochodów! Toyota, a właściwie Toyoda Spinning and Weaving Co. Ltd., produkowała przez wiele lat krosna przędzalnicze. Sakichi Toyoda wynalazł pierwszy w Japonii mechaniczny warsztat tkacki, który zrewolucjonizował krajowy przemysł tekstylny. Dopiero jego syn, który był wizjonerem biznesu na miarę dzisiejszego Steve’a Jobsa, dzięki podróżom do USA i Europy, zaczął interesować się motoryzacją. A po II Wojnie Światowej, gdy japońska gospodarka odbudowywała się przy pomocy Amerykanów, wznowiono produkcję samochodów na wiekszą skalę.

Zachwycenie rosnącymi możliwościami produkcyjnymi Japończyków o mało nie doprowadziło firmy do bankructwa. Okazało się bowiem, iż w krótkim czasie wyprodukowano mnóstwo aut, których nie ma kto kupić. Pamiętajmy, że Japonia była wtedy biednym i zrujnowanym II Wojną Światową krajem. A przecież trzeba było zapłacić zarówno pracownikom, jak też i dostawców materiałów.

Na szczęście firmie udało się wyjść z tej próby zwycięsko, gdyż dzięki temu otworzyli się na inne rynki, ale gdyby im się nie powiodło, to zwyczajnie by zbankrutowali tracąc płynność finansową.

Na czym polega nadprodukcja?

To produkowanie lub przetwarzanie czegoś w większej ilości lub wcześniej,  niż wymaga tego klient.  Niektórzy mówią, że to najgorsze ze wszystkich marnotrawstw. Daje ono nie tylko złudne poczucie bezpieczeństwa ale również powoduje wiele innych marnotrawstw (np. tworzenie zapasów).

Straty jakie powstają na skutek nadprodukcji to np.:

  • zużycie surowców wcześniej niż to jest potrzebne,
  • daremny wkład siły roboczej oraz maszyn i urządzeń,
  • niezbędna dodatkowa przestrzeń do magazynowania powstałych zapasów, wśród których znajdują się nieodkryte defekty,
  • konieczność poniesienia dodatkowych kosztów związanych z magazynowaniem, transportem i administracją,
  • w efekcie wymienionych działań wzrastają całkowite koszty wytwarzania.

Nadprodukcja w biurze

Odnosząc to do otoczenia biurowego, nadprodukcja to nie tylko zbyt duża ilość wyprodukowanych wyrobów. To też sytuacja, w której np. jedno stanowisko pracy wytwarza w danym procesie więcej (jakiegoś półproduktu lub dokumentów), niż kolejne jest w stanie przetworzyć i wysłać dalej. Stąd tworzą się tzw. się kolejki lub „wąskie gardła”.

To również nadmierne i niewłaściwe przetwarzanie informacji i danych. Może przejawiać się np. w nadmiernym zatwierdzaniu, potwierdzaniu różnych informacji, nadmierna weryfikacja i kontrola.

Czy w swojej pracy dostrzegasz jakieś przykłady wymienione poniżej?

Nadmierna ilość spotkań

Im większa firma, tym często większe marnotrawstwo w tym zakresie. Objawia się w tym, że „nie ma czasu pracować”, bo spotkania gonią spotkania, porusza się na nich sporo wątków lub zaprasza ludzi niekoniecznie związanych z tematem.

Niestety często jest tak, że spotkania sprawiają wrażenie, że jesteśmy „bardzo zajęci”, a przecież kultura firmy promuje „pracowitość”. Tylko czy bycie zajętym lub „zapracowanym” to to samo, co bycie produktywnym?

Wysyłanie nadmiernej liczby emaili

Często aby nadać ważność mailowi wysyła się go w kopii do „wszystkich świętych”. Też ci się to zdarza? To zmora nie tylko pracowników korporacji.

Czasem są to tzw. „dupochrony” na wszelkie ewentualności, funkcjonujące w firmach o niskiej kulturze korporacyjnej, w której dominuje brak zaufania pracowników wszystkich szczebli do siebie. Powoduje to konieczność dokumentowania wszystkiego w razie, gdyby pracownik lub przełożony dostał „amnezji” i nie pamiętał ustaleń poczynionych np. na spotkaniach. Zawsze przecież można w razie czego powiedzieć „wysłałem Ci to na mejlu” 🙂

Może masz „kwiecisty styl” i piszesz wypracowania i rozprawki, w miejscu gdzie wystarczyłoby kilka słów? Może piszesz wiele maili zamiast jednego skutecznego telefonu lub krótkiego spotkania?

Czy używasz maila jako podstawowego sposobu komunikacji w zespole? Jeśli tak, to przyjrzyj się szczególnie takim sytuacjom, gdy np. kilka osób pracuje nad jakimiś dokumentami, których kolejne wersje są rozsyłane do wszystkich. Podejrzewam, że nie zdajecie  sobie sprawy, jak dużym marnotrawstwem jest przesyłanie sobie „dziesiątej wersji umowy po poprawkach”.  Dopiero praca na jednym pliku umieszczonym w miejscu sieciowym, do którego mają dostęp wszyscy zainteresowani, ( i mogą nanosić zmiany) pozwoli Ci dostrzec tę różnicę.

A może za każdym razem, gdy ktoś prosi cię o znalezienie jakiegoś dokumentu, ty szukasz go w swoim „inboxie”? Skrzynka mailowa to komunikator, a nie magazyn plików lub dokumentów. To temat na oddzielny artykuł. Warto jednak pamiętać, że dokumenty powinny być trzymane w odpowiednich folderach na komputerze lub innym miejscu sieciowym. Pamiętaj, by nadawać folderom przemyślaną i przejrzystą strukturę wcześniej, tak by łatwo odnajdywać dokumenty, które cię interesują.

Nadprodukcja mailowa to również wymiana wielu maili zamiast jednego skutecznego telefonu lub rozmowy twarzą twarz. Przyznaj uczciwie, ile razy, zamiast wyjść na 5 minut i raz, a dobrze porozmawiać z kolegą/koleżanką z pokoju, wymienialiście się mailami w ciągu dnia?

Nadmierny druk

…czyli np.drukowanie dokumentów, które można przeczytać na komputerze, lub też drukowanie kilku kopii tego samego egzemplarza. W ten sposób nie tylko marnuje się lasy, ale również zajmuje miejsce na półkach i szufladach, gdzie potem trzymane są te wszystkie niepotrzebne dokumenty.

Mam wrażenie, że szczególnie często doświadczają tego osoby pracujące w administracji publicznej (choć nie tylko). Oczywiście nie chcę nikogo obrazić ale to są często nawyki osób z wieloletnim stażem, którym z różnych powodów trudno jest przekonać się do pracy na dokumentach elektronicznych. Zdarza się, że pracownicy nanoszą zmiany na wersjach papierowych tylko po to, by ktoś potem musiał to przepisać „do systemu” lub „wklepać” na komputerze, by wydrukować dokument w jego finalnej wersji.

A z drugiej strony to często nie jest wina pracowników, tylko przestarzałego systemu funkcjonowania biura lub administracji, która ciągle pracuje na dokumentach papierowych. Na szczęście powoli idzie „ku lepszemu” i coraz częściej wiele spraw można załatwiać elektronicznie.

Niepotrzebne dokumenty

W biurach często można obserwować tworzenie dokumentów „na wszelki wypadek”, albo wręcz takich, których nikt nie czyta, nie potrzebuje lub nie oczekuje na nie. Zdarza się, że działy między sobą przysyłają różne informacje „bo zawsze tak było” nie sprawdzając co jakiś czas, czy to jest komukolwiek potrzebne.

Jeśli jakiś typ dokumentów lub informacji ma charakter cykliczny (np. raporty, zbieranie określonych danych), a ty przesyłasz je do kogoś od lat, nie zadając zainteresowanej osobie co jakiś czas pytania, czy to jeszcze jest potrzebne, generujesz dodatkową pracę przede wszystkim sobie.

Sam złapałem się już kilkakrotnie na tym, że wysyłam analizy i podsumowania z różnymi danymi, których zebranie zajmuje mi trochę czasu, a okazuje się, że nie są już konieczne. Świat się zmienia, cele Twoich przełożonych również, sprawdzaj więc, czy twój „klient wewnętrzny” na pewno potrzebuje tego od ciebie.

Nadmierne planowanie

A może jesteś bardzo skrupulatny i lubisz wszystko dokładnie zaplanować? Pamiętaj, iż nadmiernie dokładne procesy planowania to również marnotrawstwo. Jak mówi Pani Swojego Czasu, „zrobione jest lepsze od perfekcyjnie zaplanowanego”.

Planowanie jest dobre, jeśli służy Twojej produktywności. To znaczy, jeśli przyczynia się do realizowania priorytetów i pomaga podejmować decyzje co jest ważne, a co nie. Jeśli jednak skupiasz się na nim za bardzo i de facto, zamiast działać, poświęcasz czas na szukanie coraz lepszego narzędzia do zarządzania czasem, kolorowania tabelek lub wypełniania plannerów własnymi notatkami, to przestań lub ogranicz się do niezbędnego minimum. Również tworzenie planów finansowych nadmiernie wybiegających w przyszłość jest marnotrawstwem.

A może zauważasz inne przykłady nadprodukcji w pracy?

Podzielisz się swoimi uwagami w komentarzu ? 🙂

Podobał Ci się mój artykuł?

Jeśli tak, zapisz się na newsletter, by otrzymywać powiadomienia o nowych wpisach na blogu.




2018-08-31T14:53:32+00:00Categories: Eliminowanie marnotrawstw|Tags: , |

Chcesz więcej?

  Otrzymuj prosto na email powiadomienia o nowych materiałach, jakie pojawią się na blogu. Zero spamu.

FreshMail.pl